Charte de protection des données personnelles

WELCOME MEDIA accorde une grande importance à la protection des Données Personnelles de ses abonnés, prospects, clients ou encore de ses partenaires (ci-après « personnes concernées »).

La présente charte présente les engagements de WELCOME MEDIA pour la protection des Données Personnelles des personnes concernées. Elle a également a pour objet de vous informer de la manière dont nous utilisons et protégeons vos données personnelles, ainsi que des raisons pour lesquelles nous traitons ces données. 

Elle vous informe enfin des droits informatiques et libertés dont vous bénéficiez et comment vous pouvez les exercer. 

WELCOME MEDIA limite la collecte de vos données au strict nécessaire

Le Responsable de traitement est la société WELCOME MEDIA, Société par Actions Simplifiée au capital de 10 000 € immatriculée au RCS Paris sous le numéro 514 431 642 dont le siège social est 6 rue du Général Clergerie 75116 Paris.

A ce titre, WELCOME MEDIA collecte et utilise uniquement les données personnelles qui nous sont nécessaires dans le cadre de notre activité pour vous proposer une offre personnalisée et de qualité. 

Elle s’assure que seules les données nécessaires à la réalisation de nos services ne soient collectées auprès des personnes concernées lors de la souscription, de l’abonnement à nos newsletters ainsi que lors d’opérations d’animation commerciale que nous pouvons réaliser.

Tous nos formulaires ou dossiers (papiers et numériques) ont été conçus pour recueillir uniquement les informations pertinentes et nécessaires à la finalité du traitement. Ils seront revus régulièrement afin qu’ils puissent prendre en compte les dernières exigences réglementaires en la matière et répondre au mieux à vos attentes.  Lorsque le recueil de données est facultatif, une mention spécifique le précise en indiquant les conséquences de leur non fourniture.

Nous pouvons être amenés à collecter différentes catégories de données personnelles, notamment : 

• Informations d’identification et de contact (nom, prénom, date de naissance, code postal, adresse électronique, numéro de téléphone de manière facultative) ;
• Données de navigation et connexion grâce aux outils de collecte de données tels que cookies, tag, balises (adresse IP, données de connexion et données de navigation). Pour en savoir plus sur ces outils, vous pouvez vous rendre sur notre charte gestion des cookies ici ;
• Données d’interaction entre vous et notre société telles que l’ouverture ou lien des newsletters que nous adressons, clics sur les liens dans les newsletters que nous adressons. Ces informations nous permettent d’adapter les échanges que nous entretenons avec vous.

Les données que nous utilisons peuvent être collectées directement auprès de vous ou collecter indirectement auprès des sources suivantes, dans le but de vérifier ou d’enrichir notre base de données : nos entreprises clientes, nos fournisseurs d’animation marketing telle que l’organisation de jeux concours ou nos partenaires. 

WELCOME MEDIA traite vos données dans le respect de la légalité

Toute collecte de données répond à une finalité précise qui est clairement indiquée à la personne concernée sur les formulaires, dossiers papiers ou numériques ainsi que le cadre légal ou contractuel qui s’y rattache le cas échéant.

Pour certains traitements (notamment pour des traitements de prospection commerciale), votre consentement est nécessaire. Il peut ainsi vous être proposé de recevoir les offres commerciales de WELCOME MEDIA mais aussi celles de nos partenaires pour bénéficier de leurs bons plans ou offres du moment.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sans que cela n’impacte vos relations avec WELCOME MEDIA.

Les données collectées sont utilisées à des fins : 

• d’envoi de newsletters lorsque vous vous abonnez à nos lettres d’informations ou celles co-éditées avec nos partenaires ;
• de prospection commerciale et de campagnes publicitaires lorsque vous consentez à recevoir les offres de WELCOME MEDIA ou celles de nos partenaires.

Des cookies présents sur notre site ont pour finalité de permettre le bon fonctionnement du site et d’en mesurer l’audience. De plus, à l’ouverture de nos newsletters, des cookies sont déposés sur votre ordinateur, votre mobile ou votre tablette. Les cookies nous permettent de vous proposer des publicités ciblées adaptées à vos centres d’intérêts et de réaliser des statistiques. Pour en savoir plus et paramétrer vos cookies cliquez ici.

WELCOME MEDIA ne conserve vos données que le temps nécessaire au traitement pour lequel elles ont été collectées

Lorsque vos données personnelles ne sont plus nécessaires pour la réalisation des finalités définies et services attendus, seules sont conservées les informations soumises à une obligation d’archivage légal ou celles pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement pour les conserver. Les autres sont supprimées.

Les données personnelles seront ainsi conservées pour la période pendant laquelle vous utilisez nos services, et supprimées au plus tard trois ans à compter de notre dernier contact, sauf anonymisation ou obligation légale de conserver certaines données pour une durée plus longue. Les données de navigation et connexion ne seront conservées que pour une durée de treize mois.

WELCOME MEDIA sécurise vos données

Les données à caractère personnel que nous collectons peuvent être saisies et traitées dans des systèmes informatiques placés sous la responsabilité de WELCOME MEDIA.

Une de nos préoccupations est de préserver la confidentialité, la qualité et l’intégrité de vos données. Les moyens techniques mis en œuvre ont pour objectifs de protéger vos données à caractère personnel et lutter contre tout accès non autorisé ou toute utilisation impropre. 

Seuls les personnels habilités peuvent avoir accès à vos données et l’ensemble de notre personnel est soumis à des obligations de confidentialité.

WELCOME MEDIA ne transmet vos données qu’à des destinataires habilités

Afin d’accomplir les finalités précitées, nous divulguons vos données personnelles uniquement : 

• aux services internes de WELCOME MEDIA dans la limite de leurs habilitations,
• aux entités du Groupe Arthur Media ;
• aux prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte ;
• à nos partenaires commerciaux (annonceurs, agences ou régies publicitaires) si vous avez souhaité bénéficier de leurs bons plans ;
• aux autorités judiciaires ou financières et plus généralement aux tiers autorisés, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;
• certaines professions réglementées telles qu’avocats, notaires, commissaires aux comptes.

Par ailleurs, la société confie la réalisation de prestations informatiques ciblées pouvant nécessiter un transfert de données personnelles (hébergement) à un prestataire choisi pour son expertise et sa fiabilité situé au Canada. Le Canada bénéficie d'une disposition d'adéquation puisque sa législation en matière de protection des données à caractère personnel est reconnue équivalente à celle de l'union européenne. 

WELCOME MEDIA respecte vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez de différents droits informatiques et libertés, à savoir : 

• Droit d’accès : vous pouvez obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles ainsi qu’une copie de ces données personnelles.
• Droit de rectification : si vous estimez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez exiger que ces données personnelles soient modifiées en conséquence.
• Droit à l’effacement : vous pouvez exiger l’effacement de vos données personnelles dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.
• Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation de traitement de vos données personnelles.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des motifs liés à votre situation particulière. Vous disposez du droit absolu de vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection commerciale, y compris le profilage lié à cette prospection.
• Droit à la portabilité de vos données : quand ce droit est applicable, vous avez le droit que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient rendues ou, lorsque cela est possible, techniquement, de les transférer à un tiers.
• Droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement ou la communication de vos données personnelles, applicables après votre décès.
• Droit de retirer votre consentement : si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Vous pouvez exercer ces droits en écrivant par lettre simple à l’adresse suivante WELCOME MEDIA 6 rue du Général Clergerie 75116 Paris ou en vous adressant à l’adresse suivante contact@welcoming.com 

WELCOME MEDIA disposera d’un délai de 1 (un) mois pour répondre suivant réception de votre demande. Ce délai pourra être prorogé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes qui pourraient nous être adressées. Dans ce cas, nous vous informerons de cette prorogation et des motifs la justifiant.

Pour cesser de recevoir une de nos newsletters, vous pouvez également cliquer sur le lien de désabonnement figurant dans chacune d’elles. Vous disposez également d’un droit de réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (www.cnil.fr).

WELCOME MEDIA a engagé une démarche de gouvernance concernant la protection des données

Tous les personnels ont été sensibilisés aux bonnes pratiques de manipulation des données à caractère personnel. Le traitement de ces données s’effectue dans le plus grand respect de votre vie privée.

Pilier de la conformité, WELCOME MEDIA a nommé un Délégué à la Protection des Données que vous pouvez joindre à l’adresse suivante : dpo@welcoming.com

Mise à jour de la charte 

Dans un monde en constante évolution technologique, WELCOME MEDIA se réserve le droit d’actualiser régulièrement la présente Charte afin de tenir compte, notamment, des évolutions réglementaires. Nous vous invitons donc à prendre régulièrement connaissance de sa dernière version. 

Cadre légal appliqué par le Département en matière de protection des données personnelles

• Loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (en vigueur jusqu’au 25 mai 2018).
• Règlement européen n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (en vigueur à partir du 25 mai 2018).

Mise à jour : juillet 2018